Печать конвертов: особенности технологии и дизайна

Настройки драйвера в Windows

Откройте окно драйвера принтера.

Откройте вкладку Main (Главное) и выберите один из рекомендуемых ниже параметров Quality Options (Качество).

Text (Текст) для большинства конвертов;

Text & Image (Текст и изображение) для печати изображений на конвертах.

Для параметра Type (Тип) выберите Envelope (Конверт).

В списке Size (Размер) выберите подходящий размер конверта. Вы также можете определить пользовательский размер. Подробности см. в интерактивной справке.

Выберите значение Landscape (Альбомная) для параметра Orientation (Ориентация).

Щелкните OK, чтобы закрыть окно настроек принтера.

Распечатайте выбранный файл.

Пришло письмо любимому!

Старшее поколение еще помнит, как правильно заполнять конверты, что можно класть в него помимо листочка с рукописным текстом. Молодежь практически не имеет представления о том, что можно не только по электронной почте и «аське» общаться. Представьте себе девушку, которая только что проводила парня служить Родине.

Удивительно, но современная армия сохранила традицию, которая существовала практически во все времена: влюбленные общались через письма. Несмотря на то, что офицеры разрешают солдатам-срочникам иногда звонить с мобильного телефона близким, письма там никто не отменял. В некоторых или во многих воинских частях солдатам выдают специальные белые конверты с красной рамкой.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdev

Вернемся к девушке. Пришла пора ей написать письмо. Она возьмет один листок бумаги, а может, несколько. К готовому тексту можно приложить одну или несколько фотографий подходящего размера, чтобы они уместились в конверте. Нужно помнить о том, что деньги в конверт вкладывать не положено. Это не только небезопасно, но и запрещает делать «Почта России». Заполнение конверта рассмотрим ниже.

В данной статье был рассмотрен образец заполнения конверта. «Почта России» разрешает прикладывать к письму не только фотографии и открытки, но и маленькие плоские поделки, рисунки. Это будет приятным плюсом для тех, кто любит радовать своих близких небольшими подарками.

В заключение отметим, что нет ничего сложного и страшного в отправке письма. Наоборот, такое занятие является поистине творческим, приносящим радость.

Настройка параметров для печати адреса на конверте

Если нужно сделать надпись на конверте, осуществлять необходимые для этого настройки требуется до начала работы. После того как они произведены, а все данные внесены, проект можно будет сохранить и использовать в дальнейшем при необходимости.

Для внесения требуемых настроек необходимо:

• Запустить программу Microsoft Word. Если она не установлена, то следует сначала скачать её с официального сайта компании-разработчика и установить на компьютер.
• Далее, нужно найти вкладку «Рассылки» и перейти в неё.
• Выбрать «Создать» и нажать «Конверты».
• В появившемся окне следует перейти в «Параметры» и далее пройти в «Параметры конверта».
• В полях, где указаны размеры, нужно указать необходимое значение. Если из предложенных программой размеров, подходящего нет, то нужно выбрать пункт «Нестандартные размеры». В открывшемся окне в соответствующих полях указать значения ширины и высоты.

После выполнения этих шагов, потребуется настроить параметры печати. Для этого нужно:

• поместить конверт в лоток принтера;
• запустить «Параметры печати»;
• из предложенных программой вариантов, выбрать тот, который соответствует расположению конверта в лотке принтера;
• чтобы проверить правильность введённых параметров, следует распечатать пробный образец с произвольным адресом;
• если печать была произведена с ошибками, то следует вернуться в настройки и откорректировать заданные параметры печати — делать это следует до тех пор, пока не получится требуемый вариант.

Имеет ли значение вид письма при заполнении

Чтобы написать и отправить письмо, используются конверты различной формы. Допускается самостоятельно изготовить его при соблюдении установленных форматов. При необходимости осуществить массовую рассылку простых писем можно использовать конверты с наклеенными данными отправителя и получателя. Также не запрещено использовать печатную технику для отображения необходимых данных.

На конверте в обязательном порядке должны быть:

• разборчивые данные об отправителе и получателе;
• наклеены марки, номинал которых эквивалентен оценочной стоимости письма;
• приклеенное уведомление – в случае отправки заказного письма с уведомлением;
• заклеенная обратная сторона конверта.

Осталось определиться с последним элементом почтового отправления – марки.

Шаблоны конвертов для печати: какие бывают

С помощью шаблона можно изготовить конверты на все случаи жизни. Заготовки вы можете создать самостоятельно непосредственно в программе, как это сделать опишем далее. А также воспользоваться интернет-ресурсами. Некоторые сайты предлагают уже готовые шаблоны, вам необходимо лишь их скачать и распечатать.

Варианты шаблонов:

1. Конверты для денег – это узкий продолговатый вариант, необходим только для того, чтобы положить купюру. Он не подходит для пересылки, т.к. на нем расположена только картинка или несколько поздравительных слов, нет графы для написания адреса. Также чаще всего конверты для денег именно складывают, а не проклеивают. Для печати лучше выбрать плотную бумагу, а если она будет с одной стороны глянцевой, то конверт будет не отличить от магазинного.
2. Винтажные и цветочные шаблоны – такие заготовки можно использовать для поздравительных писем и открыток с любым праздником, они отличаются только рисунком. На них можно напечатать адресат и отправить письмо по почте в таком индивидуальном конверте.
3. Свадебный шаблон – варианты, изготовленные таким способом предназначены только для поздравительных открыток или вложения купюр на свадьбе. Края могут быть резными, а картинка на лицевой стороне поддерживать тематику праздника.
4. Шаблон для деловой переписки – эти варианты предназначены только для отправления писем, на них пишут адресат и вставляют логотип фирмы. Также необходимо учитывать, что почта потребует наклеивание марок при необходимости, поэтому нужно оставить место и для них.
5. Шаблон конвертов для мелочей – заготовки позволяют написать на лицевой стороне, что именно находиться внутри и это облегчает организацию хранения. Варианты для хранения печатают из более плотной бумаги и по размеру они немного больше стандартных.

Софт для создания конвертов

Мы рассмотрим только четыре программы, так как на сегодняшний день софт, позволяющий создавать и печатать конверты, не так популярен. Большая часть людей предпочитает использовать специальные онлайн-сервисы, например, LOGASTER, рассмотренный нами в отдельном материале на сайте.

Почтовые Конверты

Из всего существующего софта, который в той или иной степени направлен на создание и распечатку конвертов, эта программа является безусловным лидером.

В вашем распоряжении после установки будет удобный интерфейс, средство печати, возможность сохранения информации о конвертах, а также большое количество готовых шаблонов на любой случай.

Не меньшую роль в Почтовых Конвертах играет небольшой вес, поддержка любых версий ОС Windows и неограниченные функции для создания новых дизайнов.

Единственным неприятным аспектом стала лицензия, оплатить которую можно по желанию на официальном сайте.

Печать конвертов!

Основным предназначением данного софта не является создание и печать конвертов, но все же подобная функция имеется. Прибегнуть к ней можно как бесплатно с небольшой рекламой, так и после приобретения лицензии, получив массу других преимуществ.

Частично неудобна здесь форма создания новых шаблонов, в то время как стандартных вариантов хватит для любых задач.

Программа обладает приятным русскоязычным интерфейсом и не вызовет проблем на этапе освоения имеющихся функций. К тому же, вы можете изучить справку по возможностям на сайте по ниже представленной ссылке.

HP Photo Creations

Из всех представленных выше программ этот редактор является наиболее универсальным, так как предоставляет огромное количество шаблонов. При этом среди них также присутствует специальный тип «Почтовые открытки», которым предлагается воспользоваться для создания нужной заготовки.

Софтом предусмотрены все необходимые инструменты, включая печать итоговой работы любым удобным способом.

Microsoft Word

В отличие от предыдущих программ, Microsoft Word не нацелен на создание конвертов, однако ввиду большого количества функций и возможности печати данный софт также можно использовать для достижения поставленной цели. Для этого нужно перейти в раздел «Конверты» из меню «Создать» на вкладке «Рассылки».

Больше деталей о программе вы можете узнать из общей статьи и некоторых других инструкций, которые можно найти на нашем сайте или в интернете.

Как нельзя заполнять конверт: возможные ошибки

Часто во время заполнения конверта люди делают некоторые ошибки. Среди них стоит выделить следующие:

• Неправильно записанный адрес.
• Дом, квартира указаны с ошибками.
• Была сделана опечатка, пропущены буквы.

Советы

Если ошибки критичны, тогда может произойти следующее:

• Письмо не отправят или его доставят иному получателю.
• Отправитель получит собственное письмо назад.
• Письмо дойдет до адресата, но срок доставки значительно увеличится.
• Письмо придет получателю, но он его не сможет получить. Это случится, если будут указаны неправильно данные ФИО.

Если, отправив письмо, вы выясните, что сделали ошибку, сможете подать заявление, написав в нем правильные данные. Данная возможность распространяется, если ваше почтовое отправление было зарегистрировано. Подать заявление вы сможете, имея паспорт и квитанцию об уплате услуги.

Если опечатка будет сделана в чеке, который выдается оператором, тогда здесь ничего нет страшного. Но лишь при том условии, что вы на конверте информацию написали без ошибок.

Вид адреса в Англии, примеры письма частному лицу и организации

Рассмотрим подробно, как написать адрес на английском языке, чтобы отправить посылку или письмо в Великобританию. Если посылка или письмо адресуется англичанину лично, то сначала необходимо указать фамилию и первую букву имени. Не стоит забывать о вежливой форме обращения, которая ставится перед именем:

• для лиц мужского пола используется Mr (Mister);
• если письмо адресуется замужним дамам, то указывается Mrs (Missis);
• для незамужних дам пишем Ms (Miss).

Первая буква имени при этом указывается после официального обращения. Знаки препинания не ставятся. Имя получателя выглядит так:

Mr H Potters

Ms E Peterso

Если письмо относится к деловой переписке, то следующие строки содержат название отдела и наименование организации. Можно указать только название компании, если более точная информация не известна:

Department of Economics

University of Oxford

На следующей строчке указываем конкретный адрес с номером дома и названием улицы, именно в такой последовательности и без знаков препинания. Номер квартиры или офис можно уточнить после названия улицы:

13 Turl Street, off 34

Затем, пишется название города, индекс, в котором содержатся как цифровые, так и буквенные значения. Наименование города должно быть записан заглавными буквами. То же самое касается и букв в индексе. Его необходимо уточнять перед отправкой, поскольку индекс не связан с географической локацией населенного пункта.

Последняя строчка посвящена указанию страны получателя. В итоге, должно получиться что-то подобное:

Mr H Woodhuysen

Department of History

Lincoln College

12 Stock Road

LONDON

NL35 6HJ

UK

Если письмо адресовано организации, то имя адресата не указывается.

Что писать и как?

Займемся теперь ответственной частью. Как заполнять конверт (“Почта России”)? С лицевой стороной конверта мы ознакомились. Заметим, что на предыдущем изображении есть штампы почты и марки. Печать ставит “Почта России”, когда письмо прибывает на ту почту, индекс которой указан в письме дважды.

На картинке в самом верху есть образец написания цифр индекса. В левом углу внизу мы видим индекс получателя

Снова повторимся: важно не ошибиться!

Теперь следует правильно написать ФИО в строке “Кому” и адрес в графе “Куда”. Стоит отметить, что если сначала пишется регион, затем населенный пункт, улица, дом, то это не будет ошибкой. Можно заполнять и так, как указано на рисунке.

Свой адрес в столбце “От кого” и “Откуда” нужно обязательно написать, так как может оказаться, что адресат письмо не получит, и почта вернет обратно с соответствующей пометкой. А если вы адрес не указали, то уже никогда не узнаете, дошло ли письмо или куда оно пропало, если нет.

Пришла пора написать письмо

Старшее поколение еще помнит, как правильно заполнять конверты, что можно класть в него помимо листочка с рукописным текстом. Молодежь практически не имеет представления о том, что можно не только по электронной почте и “аське” общаться. Представьте себе девушку, которая только что проводила парня служить Родине. Удивительно, но современная армия сохранила традицию, которая существовала практически во все времена: влюбленные общались через письма. Несмотря на то, что офицеры разрешают солдатам-срочникам иногда звонить с мобильного телефона близким, письма там никто не отменял. В некоторых или во многих воинских частях солдатам выдают специальные белые конверты с красной рамкой.

Вернемся к девушке. Пришла пора ей написать письмо. Она возьмет один листок бумаги, а может, несколько. К готовому тексту можно приложить одну или несколько фотографий подходящего размера, чтобы они уместились в конверте. Нужно помнить о том, что деньги в конверт вкладывать не положено. Это не только небезопасно, но и запрещает делать “Почта России”. Заполнение конверта рассмотрим ниже.

О марках и конвертах с маркой

В прошлые десятилетия было актуально покупать отдельно конверты и марки. Что предлагает современная “Почта России”? Стоимость конвертов варьируется от 3 рублей до 40-50 рублей. Все зависит от того, простой это конверт или с маркой, большой или маленький.

Образец, представленный выше, не имеет марки. Прямоугольное поле в правом углу вверху без пометки. Такой конверт, даже если он идеально и правильно заполнен, пересылать никто не будет. Отсутствие марки – это недействительность письма. Оно не оплачено.

Цена обычного конверта 10х15см без марки около 3-5 рублей. Но стоит ли его брать для отправки писем? Скорее всего, нет – он больше пригодится для личных нужд. Чтобы спокойно можно было отправить письмо, лучше приобрести конверт с пометкой “А” (то есть отправка по России) или “D” (если письмо нужно отправить в Беларусь, Казахстан, Украину и другие страны по всему миру). Стоят готовые конверты, конечно, дороже, примерно 18-40 рублей. Помните, что цена зависит и от веса письма. Если масса более 20 грамм, то придется доплатить.

Как правильно писать цифры индекса?

При указании индекса на конверте рекомендуется воспользоваться следующими советами:

1. Лучше использовать хорошие чернила, которые не потускнеют и не размажутся при высокой влажности;
2. Каждая цифра выводится по точечной разметке прямоугольной формы. Сортировочный аппарат «узнает» цифру только в том случае, если она написана по определенному стандарту. Узнать правильность написания той или иной цифры можно на сайте или по этой картинке:
3. Цифры допустимо писать не только черным, но и другим цветом, за исключением красного, зеленого и желтого. Считается, что эти оттенки сортировочный аппарат распознает хуже всего, поэтому письмо может быть отложено для последующей ручной сортировки;
4. Цифры следует прописывать четко, но не слишком жирно. Наиболее неприятная ситуация возникнет в том случае, если прибор для сортировки неправильно «прочитает» индекс. Часто это происходит, если отправитель неаккуратно написал какую-то цифру. Например, «0» система с наибольшей вероятностью спутает с «8», так как разница между ними лишь в одну черточку посередине;
5. На письме, которое должно быть доставлено за границу, индекс представлен тремя пятерками.

Заметка для ошибающихся

При заполнении конверта в первый раз могут возникнуть трудности. Во-первых, нужно убедиться в правильности адреса, который дали. Во-вторых, без ошибок написать верные координаты. Конечно, бывает и так, что заполненные с ошибками конверты доходили до адресатов, но лучше не злоупотреблять. Написание индекса необходимо как в клетках, так и в маленьком поле.

Писать нужно разборчивым почерком, чтобы сотрудники «Почты России» смогли прочитать. Ниже видим образец конверта, пусть и пустого практически

На данный момент важно заметить все необходимые строчки, поля и клеточки

Сверху слева написано «от кого» и «откуда». Обязательно рекомендуется себя проверять – не нужно на автомате писать свой адрес. В левом нижнем углу всегда в клетки нужно вписывать индекс отправителя. Образец заполнения есть на обратной стороне. Желательно цифры выводить согласно ему.

Как создать и напечатать на конверте адрес через принтер

После того как все необходимые параметры печати были сделаны и сохранены, требуется правильно написать данные отправителя и получателя на конверте.

Чтобы внести данные об отправителе и получателе, необходимо выполнить следующие шаги:

• открыть программу Microsoft Word;
• перейти во вкладу «Файл»;
• в появившемся окне перейти в «Параметры» и выбрать «Дополнительно»;
• найти поле «Почтовый адрес», в нём перейти в «Общие» и ввести данные получателя и отправителя;
• после чего нужно сохранить внесённые данные, нажав на кнопку «Ок».

При заполнении данных стоит учитывать несколько нюансов:

• Если письмо будет путешествовать только по России, то все адреса должны быть выполнены в русской раскладке.
• При отправлении письма за границу данные желательно печатать отдельно и потом наклеивать его на конверт. При этом все адреса необходимо дополнительно дублировать на русский язык. Это позволит избежать ошибок, которые может совершить работник почты при прочтении адреса.

Если все этапы настройки были выполнены правильно, а данные внесены верно, то печать не должна доставлять особых хлопот.

Как распечатать конверт на принтере: пошагово

Для того чтобы распечатать конверт вам необходимо создать шаблон. Сделав его один раз вам надо будет найти шаблон в документах и просто нажать распечатать, если необходимо можно будет поменять данные адресата. Так как основную трудность составляют создание конверта для деловой почтовой переписки, разберем создание пошагово именно на этом примере.

Шаг 1. Создание параметров шаблона. Открываем программу Word. В верхнем меню находим вкладку «Рассылки» и нажимаем на нее. Далее нажимаем вкладку «Создание» и выбираем кнопку «Конверты». Далее откроется новое окно, где нужно заполнить параметры, которые у вашей фирмы. Чтобы узнать их просто линейкой измерьте предыдущий экземпляр. В окне нажимаем кнопку «Параметры», открывается новая вкладка, тут необходимо выбирать нужный формат. Здесь вы можете отредактировать место, где пишется адрес: изменить шрифт или размер.

Шаг 2. Настраиваем параметры печати. В этом же окне переходим на вторую вкладку «Параметры печати» и настраиваем положение печати на бумаги. Далее нажимаем кнопку «ОК».

Шаг 3. Заполняем обратный адрес. В верхнем меню открываем вкладку «Файл», далее ищем команду «Параметры», нажимаем на нее. У вас должно открыться новое окно. Тут находим команду «Дополнительно», чуть правее спускаемся в самый низ и в поле для обратного адреса, его пишем. Кликаем на клавишу «ОК». все адрес сохранен, и он будет автоматически вставляться в каждый шаблон.

Шаг 4. Редактируем обратный адрес. Возвращаемся на окно с «Конвертами». Теперь вы можете здесь увидеть изменения: появилось окно с обратным адресом. Внизу нажимаем кнопку «Добавить», но вы можете отредактировать шрифт или выровнять поля.

Шаг 5. Добавляем адрес получателя. В этой же вкладке задаем новый адрес, это место куда необходимо отправить письмо. Вы можете нажать кнопку «Просмотреть», чтобы убедиться, что конечный результат соответствует требованиям. Также на этом этапе, при необходимости, адреса можно отредактировать вручную.  Теперь шаблон готов и его можно отправлять в печать.

Шаг 6. Сохранение шаблона. Перед тем как закрыть программу необходимо сохранить документ. Для этого нажимаем кнопку «Сохранить как» и в виде документа выбираем, сохранить как шаблон, нажимаем «Сохранить»

Важно перед сохранением удалить адрес получателя, намного проще напечатать новый при открытии, чем вносить изменения в сохраненный документ

Выполнив всего несколько шагов, вы получите красивый конверт, который не стыдно будет отправить вашему деловому партнеру. По этому принципу можно изготовить и праздничный шаблон. Только в дополнение на нем можно разместить рисунок, подходящий к случаю. Но чаще всего для распечатки поздравительных конвертов пользуются шаблонами из интернета.

Как правильно писать адрес?

Адрес необходимо писать разборчиво.

Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

• Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
• Название улицы, номер дома, номер квартиры
• Название населенного пункта
• Название района, области, края или республики
• Название страны
• Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
• Почтовый индекс по образцу:

Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».

Общие правила заполнения почтового конверта

Есть общие правила, как заполнять конверт, чтобы в дальнейшем избежать возврата письма отправителю или доставки по неправильному адресу:

• Адреса отправителя и адресата, ФИО или наименования организаций необходимо указать правильно и разборчивым почерком, в пределах пустых строк. Лучше всего вносить все данные печатными буквами.
• Не принимаются к отправлению конверты, содержащие исправления, сокращения, зачеркивания, орфографические ошибки в заполненном тексте, сильные видимые загрязнения. То же правило касается и проставления на конвертах различных знаков и символов, не имеющих отношения к адресам.
• При указании сведений об адресате и отправителе требуется соблюдать порядок, установленный для заполнения почтового конверта.

Печать карточек почтовых уведомлений

При отправке корреспонденции часто возникает необходимость отправлять письма с почтовыми уведомлениями. В программе имеется возможность печати бланка почтового уведомления для отправляемого письма.

Последовательность действий при печати:

1. Выберите формат уведомления. Для этого щелкните мышью по индикатору переключателю формата и выберите строку с нужным форматом.

2. Убедитесь, что все данные указаны правильно. Если что-либо нужно изменить —нажмите кнопку Данные (Кому/Куда, От кого/Откуда), внесите изменения и подтвердите их нажав ОК.

3. У параметра Печатать страницы должна стоять галочка нечетные.

4. Нажмите кнопку Печатать! — будет выполнена печать на принтере по умолчанию.

5. Переверните распечатанные страницы и снова поместите в лоток принтера.

6. В настройках печати конверта установите галочки:
   • У параметра Печатать стр: — четные;
   • Печатать листы в обратном порядке;

   • Учитывать двухстороннюю печать.

7. Нажмите кнопку Печатать! — будет выполнена печать на принтер по умолчанию.

Бланки почтовых переводов, бланки для посылок

Бланк почтового перевода142×105 мм
Увеличить | Скачать, 44.8 Кб
Бланк почтового перевода физлицу200×200 мм
лицевая сторона Увеличить Скачать, 275 Кб	оборотная сторона
Бланк почтового перевода юрлицу200×200 мм
лицевая сторона Увеличить Скачать, 278 Кб	оборотная сторона
Комбинированный бланк форм 113 и 117на листе А4
лицевая сторона Увеличить Скачать, 400 Кб	оборотная сторона
Сопроводительный адрес к посылке. Форма 116.210×147 мм
лицевая сторона Увеличить Скачать, 174 Кб	оборотная сторона

Условные обозначения:

•  — бланки по умолчанию в дистрибутиве для РФ.

•  — бланки по умолчанию в дистрибутиве для Украины.

Все перечисленные выше бланки есть и в русском и в украинском дистрибутивах программы. Чтобы использовать бланки, не назначенные по умолчанию, надо их импортировать
(см. инструкцию). Поставляемые с программой шаблоны обычно лежат в папке C:\Program Files\RussianIT\ПечатьКонвертов\blanks.

Что будет, если допустить ошибку при заполнении конверта Почты России?

Рассмотрим самые распространенные типы ошибок:

1. В названии региона России, города или улицы присутствует орфографическая ошибка или описка.
2. Какой-то части адреса нет, или ее сложно разобрать.
3. Адрес неверный, например, подписана лишняя цифра около номера дома.

В первом случае сотрудники Почты России поймут, куда требуется отнести письмо, так как они хорошо знают свой участок.

Во втором случае посылку оставят в офисе до востребования. Ее будут хранить от двух недель до одного месяца, в зависимости от типа отправления (например, заказное письмо высылают обратно по прошествии одного месяца).

В третьем случае письмо опустят в чужой почтовый ящик. Для того чтобы не допустить этого, отслеживайте перемещение отправления по трек-номеру. Как только письмо придет в отделение, сразу же посетите его и попробуйте договориться с работниками. Если у вас не получится, то отправителю придется писать заявление на изменение адресата.

Если в обычном письме допущена ошибка в фамилии, имени, отчестве физического лица или официальном названии юридического лица, являющегося отправителем, то оно будет доставлено. Как уже говорилось ранее, такие письма кладут в почтовые ящики.