Изменения в форматах документов — как это происходит, кому и к чему надо быть готовым

Введение

Офисная бумага встречается везде: дома и на работе, на почте и в магазине, в банке и в поликлинике. Мы покупаем не просто бумагу — вместе с ней мы покупаем набор её технических характеристик. Самые важные по мнению производителей указаны на амбалаже пачки. О них и о тех, которые считаю важными я, вы сейчас и узнаете.

На скане ниже список характеристик одной из популярных офисных бумаг. Это не закрытая инфа, и при желании её легко найти. Давайте разбираться, что значат эти характеристики.

Технические характеристики на примере бумаги IQ Allround, Россия

Классы бумаги

• Типы: Д, С, С+, В, В+, А+,
• В идеале: А/А+.

Первое, что суют под нос покупателю, когда тот выбирает бумагу — её класс.

Это исключительно российская выдумка, которую уже закрепили в новых ГОСТах Р 57641-2017 и Р 58106-2018. Маркетологи — молодцы! За последние пару лет классов бумаги развелось невероятное множество, от эконома к премиуму: Д, С, С+, В, В+, А, А+.

Помню, в начале моей канцелярской карьеры, в 2003 году, было всего три классности. Но всё те же маркетологи не дремлют, и вот «Снегурочка», некогда плотно сидевшая в экономклассе, подтянула несколько характеристик и стала выгодно отличаться от одноклассниц. Однако до класса В она всё ещё не дотягивала, но и в С сидеть ей уже тесно, а значит, надо как-то выделиться. Так появился субкласс С+. Собственно, остальные так называемые плюсовые классы появились так же.

Что означают классы бумаги

С/С+ — бумага эконом-класса по показателям и самая распространённая благодаря своей цене. Все характеристики здесь доведены до уровня: «в принципе на ней можно печатать». Не рекомендую для струйной, цветной лазерной и двусторонней печати. Нормально для первичной и внутренней документации, черновиков или одноразовых расходных документов, типа накладной из пиццерии. Односторонняя лазерная печать и всё. В общем, такая бумага отлично подойдёт тем, кому не жалко технику, при условии, что та отработает свой срок и отправится на помойку.

В/В+ — середнячок по всем показателям и цене. Именно такую бумагу я рекомендую использовать в офисах. При небольшой разнице в цене с предыдущим классом, все технические характеристики много лучше. Не рекомендую для струйной печати, всё же у бумаги иное назначение. Отлично переносит двустороннюю и высокоскоростную печать и для цветной лазерной печати тоже подходит. Бумага В-класса — выбор бережливых покупателей, не желающих жечь нервы из-за испорченных документов, терять время из-за застрявшей бумаги и тратить деньги на ремонт оргтехники.

А/А+ — высший класс офисной бумаги. Я рекомендую такую бумагу господам, знающим толк в офисной технике. Независимо от курса рубля за бортом, она стоит в два раза больше бумаги С-класса. И небезосновательно. Рекомендую для всех видов офисной печати: двусторонняя, высокоскоростная, лазерная, струйная, ей всё едино. На такой бумаге можно печатать почти всё. Для регулярного использования рекомендую, но здесь решает бюджет, ведь А-класс — понты чистой воды. На такой бумаге печатают документы, за которые должен зацепиться глаз адресата, чтобы произвести необходимое впечатление. А если его ещё и в файлик плотный да гладкий вложить, то ух. Эту тему я раскрою чуть ниже.

Д — без понятия, что это такое, и для чего бумагу такого класса ввели в новый ГОСТ. Судя по характеристикам, прописанным в нём, это мертворождённая бумага для тендеров. Жаль её пользователей и их технику.

ГОСТ Р 57641-2017 и ГОСТ Р 58106-2018

Это стандарты, регламентирующие технические характеристики бумаги и её принадлежность к классам. На момент публикации статьи в России сложилась уникальная ситуация: два действующих ГОСТа и два крупнейших производителя бумаги в стране. Причём первый производитель сертифицировал свою продукцию по новейшему ГОСТу, а второй нет и теперь выступает за его отмену. В ГОСТе 2017 года классностей бумаги всего три: А, В и С; в ГОСТе 2018 года аж шесть: А+, В+, В, С+, С и Д. Всё это происки тех самых маркетологов, которым лишь бы поднять продажи, а остальное — лесом. Дело пользователя — выбрать подходящую бумагу исходя из её технических характеристик, а не надуманной бумажной классности. Ведь буквы сами по себе ничего не значат, важнее то, какие характеристики за ними скрываются.

На момент публикации статьи появилась информация, что ГОСТ Р 58106-2018 отменён.

Штош, погнали разбираться.

Как определить самому

Можно узнать толщину листа самому, затем, исходя из этого, рассчитать плотность.

Информация на коробке

Этот параметр обычно указывается на упаковке с бумагой в г. на кв. м. Фактическая плотность может отличаться от заявленной, но не более чем на 5-10 %.

Используем инструмент

Для определения отношения веса к площади можно использовать микрометр или штангенциркуль. Поместите лист между губками и посмотрите на результат (по делениям на шкале или на циферблате).

Глянцевая

Плотность, г./кв. м.	Толщина, мм
90	0,106
115	0,108
130	0,109
150	0,1 — 0,11
170	0,12 — 0,125
200	0,17
250	0,18 — 0,19
300	0,22

Таблица стандартных размеров полиграфии

Вид продукции	Форматы и размеры (мм)
Бейджи	85х55
Бланки	А4 (210х297)
Блокноты	А4 (210х297), А5 (148х210), А6 (105х148), А7 (74х105)
Брошюры	А4 (210х297), А5 (148х210), А6 (105х148)
Буклеты	А4 (210х297), А5 (148х210), А6 (105х148)
Визитки	50х90
Журналы	А4 (210х297)
Календари карманные	70х100
Календари настенные листовые	А1 (594х841), А2 (420х594), А3 (297х420)
Конверты	С4 (229х324), С5 (162х229), С6 (114х162)
Каталоги	А4 (210х297), А5 (148х210)
Листовки	А4 (210х297), А5 (148х210), А6 (105х148), А7 (74х105)
Лифлеты	А4 (210х297)
Открытки	А6 (105х148)
Папки	220х310
Плакаты / постеры	А0 (841х1189), А1 (594х841), А2 (420х594), А3 (297х420)
Проспекты	А4 (210х297)
Приглашения	100х150, 100х200, 150х210
Таблички на дверь	100х150, 200х300, 200х400
Флаеры	98х210

Данные извлечь!

Созданием просто электронных образов
довольствуются только организации сферы культуры, которым необходимо перевести
в электронный вид картины, плакаты, афиши. Документы же ценны содержащейся в
них информацией. И эту информацию нужно извлечь для того, чтобы загрузить в
соответствующую базу данных или сделать возможным поиск документа среди тысяч
других.

Если речь идет о современных документах, то
большая часть их индексирования осуществляется программным путем, ручной труд используется
только для контроля качества. Рукописные и слабочитаемые тексты, с которыми
программы справиться не могут, индексируются в основном вручную. Но и здесь
интеллектуальные алгоритмы упрощают и удешевляют работу, помогая автоматически
классифицировать документы по типам.

Операторы индексируют рукописные документы и проверяют результаты работы программ

При организации процесса индексирования
огромную роль играют имеющиеся у подрядчика ресурсы. Количество данных обычно
значительно превышает число электронных образов и исчисляется миллионами
записей. Чтобы проиндексировать такой объем в разумные сроки нужны развитые
программные средства и сотни операторов – если не для ввода текста, то для
проверки работы программ.

Выполненный в 2016 г. в Республике Крым проект по переносу из украинских документов в ГКН сведений о более чем 900 000 земельных участках позволил зарегистрировать права без очного приема около 30% населения республики. При этом при индексировании операторы вручную ставили в соответствие старым адресам новые российские.

Важнейшую роль в этом и других проектах по
подготовке эталонных данных или мастер-данных для государства и бизнеса имеет
опыт и квалификация операторов, их специализация на особых типах документов,
разработка четких правил индексирования сложных массивов. Привлечение
необученных сотрудников приводит к большому количеству ошибок.

Вообще, в процессе индексирования качество
играет важнейшую роль, так как любое недостоверное сведение – это, как минимум,
не найденный вовремя документ, как максимум – неверный социальный или
финансовый статус человека или объекта. Стандартом для рынка оцифровки стал показатель
качества >99,8%. Однако, как показывают результаты выполнения некоторых
госконтрактов, это условие часто не соблюдается даже в небольших заказах, и договоры
разрываются заказчиками. Происходит это из-за отсутствия у исполнителей систем
контроля качества.

Развитая система контроля качества должна, как минимум, включать в себя мультиввод (результат распознавания считается окончательным только когда он совпадает у нескольких источников), сверку данных со справочниками (например, таблицами контрагентов или ЕГРЮЛ), нормирование (приведение адресов, ФИО и других данных к заданным стандартам написания, так как любое взаимодействие систем требует, чтобы данные в них были идентичны), программный контроль наличия нестандартных символов и значений, выборочные проверки и т.д.

При создании Информационно-правовой системы Министерства обороны РФ оцифрованы и связаны гиперссылками более 65 000 приказов. А на крупнейшем онлайн-портале о Великой Отечественной войне «Память Народа» все документы имеют геопривязку: из найденного фрагмента с записью о бойце можно перейти к точке на карте, а оттуда – к карточке боя или всему боевому пути солдата.

Таким образом, если необходимо оцифровать
большой объем данных, разумно выбирать проверенную компанию с подтвержденным
опытом выполнения схожих проектов без срыва сроков и стандартов качества.
Оценку исполнителей можно провести на основании открытой информации о закупках
по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В этом случае можно рассчитывать на получение полных и
достоверных данных, а также подготовленного ресурса электронных документов – в
нужном формате, с геопривязкой и гиперссылками по тексту.

И, конечно, требуйте гарантии! Компании,
уверенные в своих технологиях, дают ее без проблем. А вы, как собственник
документов и заказчик работ, получите нужный результат – электронные ресурсы
быстрого доступа для повышения эффективности профильных производственных и
бизнес-функций; массив электронный копий с поиском для совместной работы и передачи
по каналам взаимодействия; чистые и достоверные данные для внесения в мастер-систему
или государственный реестр.

В конечном счете, только переход всех
участников цифровой трансформации на электронные документы и данные позволит
построить цифровую экономику и наладить эффективное взаимодействие государства,
бизнеса и общества.

• Короткая ссылка
• Распечатать

ЧЕТЫРЕ ИЛЛЮЗИИ О «БЕЗБУМАЖНОМ ОФИСЕ» И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ

При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.

■ Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»

Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.

Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.

Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.

■ Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства

Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов – и особенно их копий – в организации часто увеличивается.

Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.

Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.

■ Кадровая иллюзия

Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале – это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.

Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.

Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.

Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.

На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.

У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.

■ Иллюзия «близкого счастья»

Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

Оформление в документах написания чисел

Вдокументах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

• отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
• гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
• название структурного подразделения, выпустившего документ (прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

• реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
• реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
• реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Выполнение в документах написания математических формул

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, —, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6х9=54; А-С =Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится. Слово «где» пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 — номера разделов (глав), 3 и 5 — номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Справочная информация

Представители бумаг с плотностью 80 г/м²

класс С/С+:

«Снегурочка», SvetoCopy Classic, IQ Economy, Ballet Universal, Xerox Performer и Perfect Print, «Гознак Print», KYM Lux Classic, HP Home&Office.

класс В/В+:

IQ Allround, Ballet Classic, Ballet Premier, SvetoCopy Premium, Xerox Office, Xerox Business, «Комус Документ Business», HP Office, KYM Lux Business.

класс А/А+:

IQ Ultra, Ballet Brilliant, Xerox Premium, «Комус Документ Premium».

Представители бумаг с плотностью 70-75 г/м²

• Zoom 75 г/м² (С),
• Discovery 70 г/м² (B),
• Kym Lux Business 70 г/м² (B),
• Discovery 75 г/м² (B+),
• Mondi Communicator Triple 75 г/м² (A),
• Artwork Premium 75 г/м² (A+),
• Double A 70 г/м² (A) и 75 г/м² (A+).

Пояснение о бумаге пониженной плотности

Возвращаясь к бумаге с плотностью 70–75 г/м², о которой я писал в начале статьи. В России такую бумагу пока не делают, вся она привозная. Сейчас её основные страны-поставщики Финляндия, Португалия и та самая Бразилия. Штош, я прогнал эту бумагу на всех доступных мне принтерах и вот что хочу сказать. Покупка такой бумаги чистая лотерея — неизвестно, как на неё отреагирует техника. Моим старым принтерам, возраст которых 5–7 лет, искренне плевать на чём печатать, они и не заметили разницы. А вот оборудование новее, возрастом 1–2 года, капризничало, когда печатало на такой бумаге. Самые частые косяки: захват и прогон через себя сразу нескольких листов. Хорошо если это не вредило печати. Однако довольно часто бумага застревала внутри, и приходилось останавливать печать, выключать принтер и аккуратно доставать бумагу. Если верить техническим характеристикам, которые предоставляют заводы-изготовители, толщина такой бумаги такая же, как и у «восьмидесятки»: 100–105 мкм. И всё же что-то в ней не так.

Совет

Экспериментируйте! Купите коробку на пробу, дайте бумаге отлежаться сутки и отправляйте в принтеры. И если после этого проблем с печатью нет, то уже покупайте такой объём, который берёте всегда.

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

Оформление в документах написания чисел

Вдокументах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

Физические характеристики бумаги

Плотность

• Единицы измерения: граммы на квадратный метр, (г/м²),
• Норма: 72–80 г/м²,
• В идеале: 80+ г/м².

Стандарт офисной бумаги в России — 80 г/м². Такова масса листа площадью один квадратный метр. Ещё проще: столько должен весить бумажный лист размером метр на метр.

Интересно: для некоторых стран, например, Бразилии, стандартная плотность бумаги 75 г/м². В России золотым стандартом считается плотность 80 г/м², и все последующие характеристики зависят от неё.

С 2018 года — времени написания статьи — в официальной продаже появилась бумага плотностью 70 и 75 г/м², и это только первые ласточки. Безусловно, плотность — важная качественная и количественная характеристика. Но она лишь показывает, сколько этой самой бумаги содержится в бумаге, сорян за каламбур. А дальше за дело берутся наполнители и технология производства. От неё зависят физические характеристики листа: например, при разной плотности толщина бумажного листа может быть одинаковой, вопрос в его рыхлости, качестве наполнителей и количестве прогонов бумажного полотна через каландры. В итоге плотность важна лишь в сочетании с другими прогонными характеристиками, о которых расскажу ниже.

Толщина

• Единицы измерения: микроны (мкм),
• Норма: 100–110 мкм,
• В идеале: 106+ мкм.

Оптимальная толщина бумажного листа гарантирует равномерность подачи бумаги в принтер и снижает вероятность её застревания во время печати. Если бумага слишком тонкая, принтер может захватить сразу несколько листов, и они застрянут внутри. А если бумага будет слишком толстой, то ролики подачи принтера не захватят листок или захватят, но он застрянет между ними (это в теории, никогда с подобным не сталкивался). Это, опять же, приведёт к поломке оборудования, потере денег и времени.

Жёсткость

Единицы измерения: миллиньютон на метр (мН/м),

Норма:

• В продольном направлении: 110–160 мН/м,
• В поперечном направлении: 50–70 мН/м.

В идеале:

• В продольном направлении: 125–140 мН/м,
• В поперечном направлении: 55–60 мН/м.

Жёсткость — это сопротивление изгибающему усилию. Эта характеристика зависит от предыдущей. Как правило, чем толще лист, тем он жёстче. Однако если он будет «дубовым», то не сможет нормально пройти тракт подачи бумаги со всеми его изгибами и застрянет. А если будет чересчур мягким, то будет сминаться и застревать ещё при подаче. Различают жесткости в продольном и поперечном направлениях.

Другие физические характеристики

Кроме основных у бумаги ещё есть и другие механические характеристики, например, пылимость, сорность, зольность и стойкость к выщипыванию. О пылимости я рассказывал раньше, вот здесь, но задержусь ещё чуть-чуть. Пылимость — образование бумажной пыли в результате механического воздействия на бумагу, например, её прогон через узлы принтера.

Аллергия на бумажную пыль — не на бумажную пыль

После публикации первой версии статьи от читателя пришёл вопрос: спасёт ли качественная бумага от аллергии на бумажную пыль? Пришлось разбираться и в этом. Мой ответ: нет, не спасёт, потому что дело вообще не в бумаге, уж точно не в современной. Здесь образование пыли настолько мало, что способно вывести из строя только механизмы принтера, но не человеческий организм. Ну и самое главное, что это просто название аллергии. По факту бумажная пыль человеку безвредна. Ему вредят бумажные клещи, их трупики и плесень, которая образуется в старой бумаге. Так что расходимся, откровений не будет.

Ремарка

Кароч, с физическими характеристиками работает принцип «всё хорошо в меру». То есть оптимально подобранные показатели плотности, толщины и жёсткости бумажного листа гарантируют отличные прогонные характеристики.

Расширенные технические характеристики на примере бумаги Xerox Perfect Print, Россия, лист 1/2

Расширенные технические характеристики на примере бумаги Xerox Perfect Print, Россия, лист 2/2

По личному составу: главные правила ведения документации

Бумаги, связанные с личным составом, обязаны не только качественно составляться, но и храниться

Обратить внимание нужно на то, что к таким файлам относятся:

• трудовые договоры;
• акты увольнения;
• отпускные документы;
• переводы и перемещения на предприятии;
• премирование сотрудников.

Как правило, документ издается в форме приказа. Он содержит констатирующую и резолютивную части, обязательно визируется должностными лицами.

Есть требования к хранению. Документ должен храниться в специальном архиве отведенное количество времени (75 лет).

Любые нарушения делопроизводства в данном случае могут привести к отмене самого решения, поэтому подходить к делу следует со всей скрупулезностью.

Особо следует обратить внимание на требование ГОСТа относительно адресата. Здесь указываются:

• полное наименование должности;
• орган, который издает приказ;
• ФИО;
• при необходимости сокращенное название организации.

Правильное оформление документа гарантирует адекватное его понимание и создает нужные юридические последствия.